Datenstruktur, Datenübernahme und Formatierungen in Access

Datenkrake
Datenkrake

Die Datenübernahme aus Bestandsdokumenten, ob nun von Microsoft Excel oder anderen Programmen, gestaltet sich oftmals schwierig. Wichtig ist es immer, dass im Vorfeld klar ist, welche Inhalte mit welchem Format in die Access Tabelle übernommen werden sollen. Im Gegensatz zu Excel ist Access nicht so tolerant, wenn das Format von den Vorgaben abweicht. Auch ein nachträgliches Änderung kann sich als schwiergig erweisen. Deshalb, nehme Sie sich am Anfang die Zeit und überlegen Sie genau, welche Daten in der Tabelle gepflegt werden sollen und welches Format diese Daten haben. Leider ist es oftmals notwendig, Daten aus anderen Datenquellen zu übernehmen. Dann ist ein konvertieren dieser Daten erforderlich.

Konvertieren von Zahlen, die als Text gespeichert wurden

Oftmals werden Zahlenwerte in Excel durch kopieren und einfügen (copy&paste) im Textformat gespeichert. Bei der Übernahme in die Datenbank gibt es dann Probleme. Es bleiben dann nur zwei Möglichkeiten: Erstens, man korregiert per Hand die einzelnen Felder. Excel signalisert mit einen Ausrufezeichen die Felder, welche im Fehlerhaften Format sind (bzw. durch grünes Dreieck). Durch das Anklicken können die Felder in das Zahlenformat geändert werden. Oder Sie nutzen die zweite Möglichkeit, welche sich gerade bei größeren Datenmengen anbietet. Dabei wird das fehlerhaft Feld mit 1 multipliziert.

  • Wählen Sie eine leere Zelle aus, für die dieses Problem nicht gilt, geben Sie die Zahl 1 ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
  • Drücken Sie STRG+C, um die Zelle zu kopieren.
  • Markieren Sie die Zellen, die die Zahlen enthalten, die als Text gespeichert sind.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Einfügen, und klicken Sie dann auf Inhalte einfügen.
  • Klicken Sie auf Multiplizieren, und klicken Sie dann auf OK. Excel multipliziert jede Zelle mit 1 und konvertiert dabei den Text in Zahlen.

 

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