Wenn die Datenkrake die Kontrolle übernimmt – Datenpflege in der Schulplanung

Der Anfang sind Daten in einer Tabelle

Datenkrake
Datenkrake

Es fängt meistens klein an. Es wird eine Tabelle erstellt mit Microsoft Excel mit drei oder vier Spalten und es werden Daten eingepflegt und Berechnungen vorgenommen. Im Laufe der Zeit erweitert sich die Tabelle immer und immer wieder. Diese Information wäre noch interessant, diese noch hilfreich. Die Tabelle lässt sich jederzeit schnell erweitern und optimieren, Spalte dran, passt. Doch langsam verliert man die Übersicht. Was früher auf A4 ausgedruckt werden konnte muss nun auf A3. Erst hochkant, dann Querformat. Auch bei der Bearbeitung wird’s langsam kompliziert. In diesem Moment beginnt man mit Farben Ordnung zu schaffen. Das klappt aber anfangs, ist aber aus meiner Sicht der Anfang vom Ende.

Excel ist keine Datenbank und kein Schreibprogramm

Was viele vergessen: Excel ist nicht für Datentabellen gedacht, sondern dient für Berechnungen und Kalkulationen. Komplexe Prognosemodelle lassen sich und sollten mit Excel erstellt und gepflegt werden. Kostenberechnungen lassen sich ebenfalls vornehmen. Aber Excel ist keine Datenbank oder Schreibprogramm.Viele schreiben gerne auf kariertes Papier und nutzen Excel genauso als Schreibblock. Der Sinn und Zweck der Software wird damit verfehlt.

Die Übersicht geht verloren

Die Idee der Tabelle, die man am Anfang hatte, ist schon lange verloren. Diese Tabelle die man nun besitzt, beinhaltet 10 Tabellen und deckt fasst alle Bereiche. Sie ist nun eine Datenkrake, ein Datenmonster. Ausdrucken ist nicht mehr möglich. Höchstens plotten ist noch denkbar.

Benötigt jedoch jemand spezielle, komprimierte Daten, kommt man schnell ins schwimmen. Natürlich ist alles vorhanden, nur viel zu viel. In diesem Moment beginnt man die Datei zu kopieren und für jeden Anlass gekürzte Tabellen zu erstellen. Mit der Zeit entstehen dadurch mehrere Tabellen, Kopien der Ursprungsdatei und natürlich, je Anlass mit einer anderen Datenlage. Die Tabellen werden natürlich nicht alle parallel gepflegt. Alle Tabellen können Unterschiede vorweisen. Neues Datum vorneweg, neue Kopie.

Man kann natürlich die Ursprungstabelle pflegen und jeweils die Einzeltabellen neu erstellen. Aber das macht viel Arbeit. In diesem Moment empfehle ich über eine Datenbank nachzudenken.

Warum nicht über eine Datenbanklösung nachdenken

Datenbank hört sich kompliziert an und viele User scheuen sich vor dem Gedanken. Aber Microsoft hat auch hier eine einfache gut durchdachte Softwarelösung im Portfolio: Microsoft Access.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Man pflegt eine Tabelle (oder je nach Thema mehrere), welche immer aktuell ist. Man kann über Abfragen oft benötigte Tabellen erstellen und auf Knopfdruck, tagesaktuell generieren. Und man kann schnell und sicher Berichte zu Daten erstellen.

(Dieser Beitrag wird fortgesetzt …)

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